Biuletyn Informacji Publicznej - Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Olsztynie - Przetarg nieograniczony o wartości zamówienia poniżej 60 000 EURO na zakup komputerowego programu ewidencyjnego dla Samorządowego Kolegium Odwoławczego w Olsztynie (zakończony)

-wszelkie niezbędne dane do opracowania oferty zawarte są w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, którą można odebrać bezpłatnie po złożeniu wniosku w siedzibie zamawiającego w Olsztynie przy ul. Kajki 10/12 pok. 1 w godzinach 9.00-14.00,
-przedmiotem zamówienia jest zakup komputerowego programu ewidencyjnego. Parametry programu stawiane przez Zamawiającego: Zasadniczym zadaniem programu ma być ewidencjonowanie spraw oraz zapewnienie elektronicznej komunikacji z urzędem, a w tym:
1) umożliwienie dostępu do akt sprawy przez wszystkie strony postępowania zgodnie z wymogami Kodeksu Postępowania Administracyjnego
2) umożliwienie dwukierunkowej komunikacji interesanta z urzędem (składanie pism drogą elektroniczną i uzyskiwanie odpowiedzi tą samą drogą) z wykorzystaniem podpisu elektronicznego
3) elektroniczny obieg dokumentów wewnątrz urzędu
4) rejestrowanie spraw administracyjnych

System powinien zapewniać możliwoć pełnego monitorowania procesów pracy w urzędzie, a w szczególnoci w zakresie monitorowania stanu i terminowoci załatwiania korespondencji oraz stanu i terminowoci załatwiania spraw. Ponadto program powinien umożliwiać tworzenie kopii zapasowych (wykonywanych codziennie) wszystkich danych wprowadzonych do programu, jak również generować kod dla każdego z interesantów, który w przyszłości umożliwi zdobycie informacji o stanie spraw umieszczanych w Biuletynie Informacji Publicznej (jeden kod dla jednego interesanta). System powinien zawierać następujące moduły:

A. Moduł administracyjny
Umożliwiający administratorowi realizację zadań w zakresie administrowania aplikacjami systemu. Wymagania:
1) administrowanie użytkownikami systemu
2) dodawanie, modyfikacja, usuwanie użytkowników oraz ich haseł
3) ustalanie praw dostępu do poszczególnych obiektów systemu z możliwością odrębnego ustalania praw do: edycji, modyfikacji, dodawania, kasowania, kopiowania oraz wydruku danych
4) konfigurowanie centralnej bazy adresowej
5) zapewnienie poziomu bezpieczeństwa, ochrona przed atakami z zewnątrz jak i nieuprawnionym dostępem
6) wyposażenie systemu w dziennik zmian treści, w którym przechowywane są informacje o tym kto i kiedy dokonał modyfikacji danych, jak również informacji o samej treści dokonanej zmiany (rejestracja ma się odbywać automatycznie)
7) rejestrowanie operacji wykonywanych na obiektach w zakresie: edycji, modyfikacji, dodawania, kasowania, kopiowania, drukowania danych
8) możliwość sporządzenia i wydrukowania raportu zawierającego treść zmian

B. Adresy
Baza, w której są przechowywane dane podmiotów, od których jest przyjmowana i do których wysyłana jest korespondencja (w tym stron każdego postępowania administracyjnego).
Baza powinna być wyposażona w mechanizmy przeszukiwania oraz porządkowania zawartości. Powinna umożliwiać wyszukiwanie pism (wychodzących i przychodzących) oraz prowadzonych spraw administracyjnych dotyczących dowolnie wybranego podmiotu.
Uniemożliwienie wprowadzania tych samych podmiotów.

C. Dokumenty
Jego zadaniem ma być przechowywanie wszystkich pism urzędowych, które są gromadzone w urzędzie i znajdują się w teczkach aktowych. W tym miejscu powinny być przechowywane wszystkie pisma przychodzące i wychodzące z urzędu. Musi być wyposażona w mechanizmy ustalania praw dostępu.

D. Rzeczowy Wykaz Akt
Powinien umożliwiać dokonywanie pełnej analizy prowadzonych teczek aktowych, w tym raportów zawierających wykazy teczek aktowych:
1) wykazy teczek aktowych prowadzonych przez poszczególnych pracowników urzędu z zaznaczeniem czy sprawa została całkowicie załatwiona
2) wykazy teczek prowadzonych w ramach danego symbolu klasyfikacyjnego RWA

E. Teczki aktowe
Powinien umożliwić tworzenie teczek aktowych w celu przechowywania w nich spraw. Wymagania:
1) tworzenie teczek w oparciu o ustalony Rzeczowy Wykaz Akt
2) tworzenie spisów spraw
3) określanie pracownika prowadzącego teczkę, pracowników współprowadzących oraz ich uprawnień dostępu do danej teczki
4) monitorowanie prób dostępu do teczek oraz wykonywanych w ich obrębie działań

F. Sprawy
Wymagania:
1) rejestracja i prowadzenie spraw (możliwość zakładania nowych, edycji i usuwania już istniejących) – bezdziennikowy system kancelaryjny
2) możliwość dołączania do akt sprawy korespondencji (pism) przychodzących oraz wychodzących (tworzenie akt sprawy)
3) możliwość automatycznego tworzenia wykazu akt dla poszczególnych spraw
4) możliwość zapewnienia praw dostępu do danej sprawy jedynie upoważnionym pracownikom
5) zapewnienie możliwości przenoszenia danych z innych spraw, z zachowaniem informacji o tych zdarzeniach zarówno przy sprawie, z której dane są przenoszone jak również w sprawie, do której są przenoszone
6) zapewnienie możliwości łączenia spraw
7) kojarzenie spraw z adresami bazy adresowej
8) monitorowanie stanu i terminowości załatwiania spraw, w tym automatyczne sygnalizowanie o upływającym za 7 dni terminie załatwienia sprawy
9) wydruk okładek do poszczególnych spraw, zawierających nazwę kolegium, numer sprawy, strony postępowania, opis sprawy, organ wydający decyzję w pierwszej instancji, datę wpływu sprawy do kolegium
Moduł ten powinien umożliwiać wprowadzenie następujących informacji w obrębie jednej sprawy:
-stron postępowania (nieograniczona liczba) – w tym imię, nazwisko, adres
-kolejnego numeru w rejestrze (wyświetlający się automatycznie)
-wyboru kategorii sprawy (według rzeczowego wykazu akt)
-kolejnego numeru w obrębie danej kategorii sprawy (wyświetlający się automatycznie)
-opisu sprawy (przedmiotu sprawy)
-organu wydającego decyzję, od której strona wnosi odwołanie (nazwa organu + miejscowość)
-daty posiedzenia
-osoby referującej sprawę
-rozstrzygnięcia sprawy
-daty wprowadzenia sprawy (wyświetlająca się automatycznie)
-daty wysłania sprawy
-informacji o innych czynnościach związanych ze sprawą (wyznaczony kawałek pola w formie notatnika, gdzie będzie można odnotowywać informacje odnośnie wystąpień o akta, o uzupełnienia, czy też zwrotu akt)
-pozostałych członków składu orzekającego
-numeru sprawy organu pierwszej instancji (pole niewymagalne do zarejestrowania sprawy)
Ponadto moduł powinien zapewniać wyszukiwanie spraw:
-po wprowadzeniu nazwy strony
-po wprowadzeniu numeru sprawy
-po opisie lub dowolnie wybranym polu
-po wprowadzeniu numeru sprawy organu pierwszej instancji

G. Wysyłanie korespondencji
Wymagania:
1) przygotowanie korespondencji do wysyłki
2) obsługa wysyłki korespondencji (np. adresowanie kopert, wysyłanie poczty za zwrotnym poświadczeniem odbioru)
3) prowadzenie pocztowej książki nadawczej
4) sporządzanie raportów i analiz wysyłanej korespondencji

H. Archiwum
Wymagania:
1) obsługa procesu przygotowywania dokumentacji wymaganej w procesie archiwizowania akt (tworzenie spisów zdawczo-odbiorczych)
2) obsługa zdarzeń: czasowe pozostawienie akt w urzędzie i wypożyczenie akt z archiwum

I. Statystyki
Moduł powinien umożliwić wydruk statystyk w zakresie:
-liczby spraw, które w wpłynęły do urzędu w ciągu dnia, miesiąca, roku
-liczby spraw załatwionych (po wysłaniu) w ciągu dnia, miesiąca, roku
-liczby spraw załatwionych przez poszczególnych pracowników w ciągu dnia, miesiąca, roku
-liczby spraw danych organów w ciągu dnia, miesiąca, roku
-liczby spraw wg poszczególnych rozstrzygnięć w ciągu dnia, miesiąca, roku
-liczby spraw danej kategorii

J. BIP
Moduł umożliwiający generowanie treści do Biuletynu Informacji Publicznej bez konieczności wprowadzania ich do systemu po raz drugi. Powinien być zintegrowany z Biuletynem w taki sposób by automatycznie (po określeniu, które dane chcemy zamieścić w BIP) umieszczać na jego stronach odpowiednie informacje np. informacje o liczbie załatwionych spraw, czy informacje o poszczególnych sprawach.

K. Wokandy i protokoły
Moduł powinien umożliwiać automatyczne tworzenie protokołów rozpatrywanych spraw oraz wokand poprzez ich oznaczenie w programie.

Rdzeń programu powinien działać na dowolnej transakcyjnej bazie SQL o nieograniczonej liczbie rekordów zarówno w systemie Linux jak i systemie Windows. Powinien mieć możliwość stworzenia dowolnej liczby stanowisk pracujących w systemach Windows (od wersji 95 do wyższych).

Program musi spełniać wymagania wynikające z:
1) rozporządzenia MSWiA z dnia 29 kwietnia 2004 roku w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych
2) ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne
3) rozporządzeń do powyższej ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne
4) rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 roku w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym
5) rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 roku w sprawie minimalnych wymagań systemów teleinformatycznych

Ponadto program powinien być objęty opieką autorską przez okres co najmniej 3 lat.

Całość zamówienia obejmuje:
1) zakup programu w wersji na 20 stanowisk pracy,
2) przeszkolenie minimum 26 pracowników z zakresu obsługi programu w siedzibie Kolegium,
3) instalacja i wdrożenie programu na serwerze Kolegium oraz na poszczególnych stanowiskach pracy (20 stanowisk),
4) 4 podpisy elektroniczne wraz z wymaganym sprzętem umożliwiającym wykonanie podpisu – czytnikami oraz wdrożeniem z okresem ważności 24 miesiące,
5) zsumowane miesięczne opłaty za opiekę autorską obejmującą okres 36 miesięcy.
- zamawiający nie przewiduje możliwości składania ofert częściowych lub wariantowych,
- wymagany termin realizacji zamówienia – do 9 maja 2006 r.,
- w przetargu mogą wziąć udział oferenci, którzy spełniają warunki określone w art. 22 ust. 1, nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 i 2 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz spełniają warunki określone w SIWZ,
- kryteria wyboru ofert i ich znaczenie: cena - 100%,
- oferty należy składać w pok. nr 2 w siedzibie zamawiającego do 21 kwietnia 2006 r. do godz. 10.00. Otwarcie ofert nastąpi 21 kwietnia 2006 r. o godz. 10.15 w siedzibie zamawiającego pok. nr 11 (wejście od podwórza),
- uprawniona do kontaktu z oferentami jest Agnieszka Świstak, pok. 1, tel. (0-89) 523-53-96 wew. 10,
oferent jest związany ofertą w terminie 30 dni od dnia otwarcia ofert.